Privacyverklaring in de zin van de artikelen 13 en 14 AVG

 

Van wie verwerken wij persoonsgegevens.

Ons werk is een combinatie van mensen en kennis.

MedLawconsult verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens van:

1. klanten of potentiële klanten (en hun medewerkers);
2. leveranciers (en hun medewerkers);
3. deelnemers aan kennisbijeenkomsten (studiedagen en dergelijke);
4. een brede groep van relaties;
5. sollicitanten voor een vacature of stageplaats;
6. de wederpartij van onze klanten bij een klacht of procedure.

Voor ons adres zie de beginpagina van onze site.

 

Waarom, waartoe, grondslag

In de eerste drie gevallen verwerken wij deze gegevens in de eerste plaats om aan de overeenkomst uitvoering te geven of omdat het noodzakelijk is voor de voorbereiding daarvan.

Van de brede groep van relaties verwerken bij persoonsgegevens om contact met elkaar te kunnen onderhouden. De grondslag is naar wij aannemen ‘eigenlijk’ toestemming. Maar die toestemming zal niet altijd aan de AVG voorwaarden hebben voldaan en kunnen wij ook niet altijd aantonen. Bijvoorbeeld je gaf je kaartje op een congres, gegevens ingevoerd en kaartje weg. En evenmin een aantekening dat wij het kaartje hebben gekregen, etc. .

Voor de vierde groep is de grondslag daarom een aanmerkelijk belang van MedLawconsult (6.1f AVG).  Ons belang is om af en toe contact te kunnen onderhouden zoals dat tussen collegae, vrienden of geïnteresseerden rond hetzelfde onderwerp gebruikelijk is. Gelet op de beperkte gegevensset die MedLawconsult verwerkt, is niet in te zien hoe de fundamentele rechten van u of (meestal) jou dan zwaarder kunnen wegen. Maar u of je kunt altijd bezwaar maken. Zie hierna.

Voor de vijfde groep verwerken wij gegevens omdat we anders uw sollicitatie niet kunnen beoordelen. Dat weet u ook zelf wel en de grondslag is uw uitdrukkelijke toestemming.

Bij de zesde categorie ontvangen we deze gegevens veelal van de klant maar soms ook van de wederpartij zelf als wij bijvoorbeeld namens de klant een verzoek of bezwaarschrift indienen en daarop een reactie krijgen. In deze gevallen verwerken wij de gegevens ook om een overeenkomst uit te voeren.

De grenzen tussen de categorieën zijn deels vloeiend. Een ex klant of deelnemers aan deelnemer aan een kennisbijeenkomst wordt veelal een relatie.

 

De eerste vier categorieën stellen wij soms op de hoogte van ontwikkelingen op kantoor, informatie die ons voor u relevant lijkt of door ons georganiseerde kennisbijeenkomsten. Als organisatie die kennis en mensen verbindt, achten wij dit verder verwerken verenigbaar met het oorspronkelijke doel. In een eventuele mailing is altijd een bezwaarmogelijkheid opgenomen tegen een volgende mailing.

 

Hoe lang

Gegevens van de eerste vier categorieën worden tot 7 jaar bewaard na het laatste contact of zoveel langer als uit een wettelijke verplichting voortvloeit. Dat geldt ook voor de zesde categorie. De gegevens uit de vijfde categorie worden tot 6 maanden bewaard na afronding van de procedure. In een enkel geval wordt een ex sollicitant een relatie. Dat gebeurt altijd in overleg.

 

Welke persoonsgegevens

De gegevens die wij nodig hebben om de overeenkomst uit te voeren, om met u contact te onderhouden en over uw professionele belangstelling. Dat zijn steeds gegevens die u zelf heeft opgegeven. MedLawconsult verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens tenzij dat een enkel mailtje zou zijn dat u een vergadering of iets dergelijks wegens ziekte niet kunt bijwonen. Mails over bijzondere persoonlijke omstandigheden (of dat nu formeel bijzondere persoonsgegevens betreffen of niet) worden verwijderd of als ‘privé’ aangemerkt zodat zij binnen MedLawconsult uitsluitend voor ontvanger zichtbaar zijn.

 

Naar wie

Soms delen wij een klant- of relatiegegeven met een andere klant of relatie om hen met elkaar in contact te brengen. Dat ziet men dus steeds (bijvoorbeeld via de cc.) Dat betreft uitsluitend delen kennis en ervaringen binnen gelijksoortige interesse- en kennisgebieden. Er worden nooit commerciële gegevens uitgewisseld.
MedLawconsult maakt gebruik van de software van Spinware. Deze software wordt als een SaaS  aangeboden. Spinware is daarmee onze verwerker waar alle bovengenoemde gegevens worden verwerkt. Spinware heeft een subverwerker. In ons geval staan de data op een AWS server in Ierland.

Voor algemene mailingzendingen maakt MedLawconsult gebruik van Mailchimp. Die is dan ook onze verwerker.

Soms maakten wij gebruik van Google voor aanmeldingen voor kennisbijeenkomsten. Daar proberen wij nog een alternatief voor te vinden.

Voor het overige verstrekt MedLawconsult uitsluitend gegevens aan derden met uw voorafgaande toestemming, als wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving, als wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak en/of als wij dat absoluut noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen belangen.

 

Websitebezoek

MedLawconsult maakt geen gebruik van cookies, behalve een functionele cookie van Wordpess waarmee de site is gebouwd.

 

Bezwaar, gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Wilt u niet (meer) dat uw gegevens door MedLawconsult worden verwerkt, dan kunt u daartegen bezwaar maken. Dat bezwaar wordt gehonoreerd tenzij de gegevens nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen indien die niet correct of onrechtmatig zouden worden verwerkt. U kunt een dergelijk verzoek richten aan info@medlaw.nl.

In voorkomende gevallen kunnen wij u bij een dergelijk verzoek vragen om uw identiteit te bevestigen. Binnen vier weken zal op uw verzoek worden gereageerd.

 

Beveiliging

MedLawconsult heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Binnen het kantoor en via onze verwerker(s) . Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan zo spoedig mogelijk contact op. Of door ons bellen of mailen via de u bekende contactgegevens en anders via info@medlaw.nl .

 

Klachten

Neem dan bij voorkeur eerst met ons contact op. U kunt uw klacht ook richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de link naar hun klachtensite.